Een vliegende start voor digitale transformatie

Door Elise Blanken & Bram Slaats | 8 oktober 2020
Data als grondstof

Hoe kan jouw organisatie de kansen benutten die digitalisering met zich meebrengt? In elke sector spelen er ontwikkelingen die je niet kunt negeren. Maar hoe benut je de kansen die je concurrenten blijkbaar wel vastgrijpen? Het proces van digitale transformatie – het benutten van de kansen en mogelijkheden van digitalisering ten behoeve van een (meer) digitaal georiënteerde en wendbare organisatie – kan ongrijpbaar zijn. Er zijn zoveel kansen en mogelijkheden, zoveel inspirerende voorbeelden, zoveel informatie. Hoe grijp je hier uit wat je nodig hebt en

vliegende start digitale transformatie datagedreven werken

hoe bepaal je welke kans de juiste is voor jouw organisatie? En hoe kan je blijvend meegaan in de digitale mogelijkheden die veel consumenten als normaal veronderstellen? In dit artikel lees je hoe een doordachte start van dit proces tot een kwalitatiever en effectiever gebruik van de mogelijkheden van digitale transformatie leidt. Waarom is de start van dit proces zo belangrijk? Je kan de route niet uitstippelen als je niet weet waar je heen gaat. Om als organisatie mee te komen met de digitale transformatie begin je met het bepalen van het begin- en eindpunt. Het eindpunt is verschillend voor elke organisatie; voor de ene organisatie is een optimale customer experience het doel, voor een andere organisatie is dat juist een focus op omnichannel dienstverlening of operationele excellentie. Het eindpunt hoeft niet het definitieve eindpunt te zijn, maar zonder concrete stip op de horizon kun je niet op reis.

Hoe begin je aan digitaal transformeren?

Hoe groter de organisatie, hoe meer initiatieven op het gebied van digitale transformatie er al lopen. Het is lastig om in de brei van lopende initiatieven, verschillende meningen en grote ambities te komen tot een strak plan. In ons eerdere artikel vergeleken we dit proces met moderne kunst; voortkomend uit een creatief proces, niet te vangen in een stappenplan, aldus onze collega Elmer de Bruin.

Gelukkig is er niet één juiste route, maar zijn er meerdere manieren om te ontwikkelen tot een datagedreven organisatie. Alleen voor je weet waar je heen gaat, moet je weten waar je nu staat. Zonder helder beeld van het startpunt is het onmogelijk om verder te bewegen. Het identificeren van dit startpunt geeft directe handvatten voor het vormen van een strategische richting voor digitale transformatie. Om het startpunt van de digitale transformatie te bepalen gebruik je het kwadrant van digital maturity. Dit kwadrant is gebaseerd op een onderzoek naar de rol van digitale transformatie en datagedreven werken binnen verschillende typen organisaties en sectoren. In dit wetenschappelijke onderzoek is er gekeken naar inspirerende voorbeelden van organisaties die al ver zijn op verschillende gebieden van digitale transformatie en gekeken wat maakt dat het deze organisaties wél is gelukt om digitaal te transformeren.

Twee met elkaar verband houdende dimensies, die bepalen in welke mate digitale transformatie met succes is doorgevoerd, zijn 1) de mate van digitale intensiteit: initiatieven op het gebied van datagedreven werken en digitale transformatie en 2) de mate van leiderschap en visie op digitale transformatie. Dit combinerend ontstaan er vier typologieën die overeenkomen met vier typen organisaties en de mate waarin digitale transformatie met succes een rol speelt. Afhankelijk van de plek in het kwadrant kun je bepalen wat een goed focuspunt is voor jouw organisatie om de komende tijd de aandacht op te richten.

Van experimenterend naar digitaal leiderschap (1)

In het onderzoek worden twee dimensies gecombineerd waardoor er vier typen organisatie ontstaan:

  1. Conservatieven: Een conservatieve organisatie staat veelal sceptisch tegenover datagedreven initiatieven. Door het belang van een stabiele organisatie met een eenduidige visie (te) hoog te houden, kunnen innovatieve kansen worden gemist.
  2. Beginners: Een beginnende organisatie is een organisatie die weinig lopende initiatieven heeft op het gebied van datagedreven werken. De organisatie heeft veel overeenkomsten met een traditionele organisatie, bijvoorbeeld wel ondersteund met een groot software systeem maar niet wetend hoe ze hun organisatie kunnen verrijken door het benutten van data-initiatieven.
  3. Experimenterend: Een experimenterende organisatie heeft verschillende lopende initiatieven, waarvan de waarde en nut verschilt. Door gebrek aan visie en leiderschap is er weinig synergie tussen de initiatieven.
  4. Digitale leider: Een digitale leider begrijpt de balans tussen een inspirerende visie, betrokken management en een wendbare organisatie om digitale veranderingen te kunnen doorvoeren.

Op basis van deze kwadrant kun je met je organisatie bepalen waar je nu staat. Afhankelijk van deze plek is te bepalen op welk vlak ontwikkeling gewenst is. De organisaties die het verst zijn in digitale transformatie worden digitale leiders genoemd. Heb je moeite met bepalen waar jouw organisatie staat? Dan kan de Mobilee Data Maturaty Scan wellicht ook helpen.

Jouw plek op het digital maturity kwadrant helpt in het bepalen van het startpunt en richting geven aan de vervolg stappen: is er focus op “digitaal transformerend” leiderschap nodig, zoals het stimuleren van visie, governance en betrokkenheid vanuit de organisatie? Of juist focus op de intensiteit van de innovatieve projecten, zoals het optimaliseren van customer experience, het gebruik van social media of customer analytics of het digitaliseren van processen?

Van een vliegende start naar een succesvol resultaat

Wat is er nodig om vanuit een goede start het proces succesvol voort te zetten? In vier afgebakende stappen kom je van de fase van visievorming en richting bepalen tot besluiten en implementatie.

Stap 1: Richting en ambitie

Begin met het concreet maken van de visie die je als organisatie hebt bedacht. Stel een projectteam samen en inventariseer: welke ambities leven er; wat is het beoogde (deel)resultaat; wie komen er in de stuurgroep; en wat wordt de globale aanpak? Bij Mobilee noemen wij deze eerste stap ook wel de mobiliseer-fase: Het verder concretiseren van de benodigde expertise, capaciteit en andere middelen en het mobiliseren van de betrokkenen.

Richting bepalen bij digitale transformatie

Stap 2: Portfolio opstellen

Start vervolgens met een algehele inventarisatie van initiatieven. Vervolgens creëer je als projectteam een overzicht en onderlinge samenhang van de lopende, geplande en nieuwe initiatieven. Deze fase noemen we bij Mobilee ook wel de onderzoek-fase, omdat je hier in de organisatie Portfoliomanagement puzzelen categoriserenonderzoekt wat er al is en wordt gedaan. Vanuit de bundeling aan initiatieven kan er een overzicht ontstaan als input voor een eerste versie van een roadmap. Het prioriteren kun je vervolgens doen aan de hand van de verhouding tussen belang en urgentie, wat gevisualiseerd kan worden in een belang-/urgentiematrix. Zo ontstaat een overzicht van de prioriteiten van de verschillende initiatieven, een roadmap waarop de initiatieven zijn geplot op basis van de toegekende prioriteit en haalbaarheid. Wil je hier meer over weten? Deze stap heeft mijn collega Tycho van der Meent uitgebreid beschreven in de business case over Alfa Laval.

Stap 3: Manifest datagedreven werken

Om voor de hele organisatie een helder kader te bieden waarbinnen het datagedreven werken kan groeien, is het goed om een beleidsdocument te schrijven met richtinggevende principes. Hierin formuleer je de kritische succesfactoren (de op te ruimen obstakels), de dilemma’s (vraagstukken waar nog geen antwoord op is) en de principes: het manifest met richtinggevende uitspraken waar iedereen zich aan gaat houden. Deze fase noemen we bij Mobilee de ontwerpfase. In deze fase worden de kaders bepaald en ontworpen om zo de implementatie soepel te laten verlopen.

Het datagedreven werken is idealiter ingebed in de organisatie. Verschillende organisatieonderdelen zullen een uiteenlopend palet aan verwachtingen en behoeften hebben betreft de ondersteuning hierop. Een discussie over de positie, rol en verantwoordelijkheden van het verantwoordelijke team helpt om de verwachtingen expliciet te krijgen. Het manifest datagedreven werken kan helpen om het gesprek aan te gaan om deze verwachtingen boven tafel te krijgen.

Stap 4: Implementatie

Het spreekt voor zich maar niet onbelangrijk: samen met het projectteam ga je het plan uitvoeren. In deze implementatiefase zien wij als Mobilee twee belangrijke kernpunten: Bewaak het proces en blijf stakeholders betrekken in de beoogde verandering. Zoals onze collega’s Thijs van Tol en Berry Vermeulen eerder schreven over implementatie: “Iedere organisatie is anders, heeft behoefte aan een andere manier van werken en stuurt via een eigen werkwijze op resultaat en waarde.” Hier is dus geen perfect proces of eenduidig plan voor. Hoe kom ik dan toch tot een goede implementatie? Laat je hiervoor inspireren door een aantal helpende artikelen van mijn Mobilee-collega’s over dit thema.

Mis de kansen van de digitale transformatie niet

Hoe geef je je organisatie een vliegende start om een datagedreven organisatie te worden? Uit onderzoek blijkt dat organisaties die veel digitale initiatieven hebben, gecombineerd met een heldere visie en leiderschap op het gebied van digitale transformatie het buitengewoon goed doen. Aan de hand van deze twee eigenschappen is het mogelijk om te bepalen waar jouw organisatie staat: Zijn jullie beginnend, of lopen er al veel initiatieven? Worden deze ondersteund met een visie op leiderschap? Of staat de directie en management hier (nog) veelal kritisch tegenover? De antwoorden op deze vragen geven je een duidelijk startpunt. De vruchten van deze diagnose-fase pluk je door vier belangrijke vervolgstappen te nemen:

  1. Bepalen van richting en ambitie,
  2. Opstellen portfolio,
  3. Manifest datagedreven werken schrijven,
  4. Implementatie.

Met de combinatie van een zorgvuldige diagnose en de route op weg naar implementatie is iedere organisatie in staat om de juiste kansen te spotten en benutten in het tijdperk van digitale transformatie. Dus de belangrijke vraag: waar staat jouw organisatie in het kwadrant?

vliegende start digitale transformatie datagedreven werken

Meer over de consultants:


Elise Blanken

Consultant

+31(0)30 7670350

Dit zijn wij

    Lees ook:


    Verdieping

    Artificial Intelligence [Whitepaper]

    Door Jeroen Stoop en Dick Beekhuizen | 14 mei 2020
    Verdieping

    Een vliegende start voor digitale transformatie

    8 oktober 2020

    Ontvang meer artikelen direct in je inbox:

    Aanmelden